Welke afspraken maak je met een klant?

De party sector is een servicegerichte industrie. Zoveel mensen, zoveel wensen. Het maakt je leven als party planner, taartenbakster of ballondcorateur makkelijker als de gemaakte afspraken duidelijk zijn. Maar welke afspraken maak je met een klant? In deze blog gaan we daar uitgebreid op in.

Verantwoordelijkheden

Het begint met de verantwoordelijkheden die jij hebt als opdrachtnemer en de klant als opdrachtgever. Als party queen ligt de planning en de styling van het feest volledig in jouw handen. Weet dus waar jij verantwoordelijk voor bent en leg dit duidelijk vast met de klant.

Budget

Als je klant een budget heeft, leg dan vast of ervan afgeweken mag worden of dat het een vast budget is. Er is niets vervelender dan meer uitgeven dan verwacht en zelf voor de extra kosten op te draaien. Onthoud dat je eerst uitrekent wat jouw inspanning kost en wat overblijft is het besteedbare budget voor de opdracht. In het gratis webinar ‘5 meest gemaakte financiële fouten in de party sector’ leg ik precies uit hoe dat werkt.

Opbouw en afbouw

Klanten kijken heel anders naar hun feest dan wij. Alle organisatie die eraan vooraf gaat is voor hen totaal onbekend. Zo ook de inschatting van de tijd die nodig is voor opbouw en afbouw. Heeft de klant de locatie zelf geregeld? Zorg dan dat je weet vanaf hoe laat je mag opbouwen. Sommige locaties geven je slecht een uur de tijd (crazy, I know), dus dat betekent tien keer zo hard werken in een korte tijd. Hetzelfde geldt voor de afbouwtijd. Leg beide vast in de afspraken en onderhandel eventueel over de tijdens met de locatie of je klant.

Meerprijs

Je kent het wel: naarmate de boeking dichterbij komt wil de klant extra diensten afnemen. Toch een schminker erbij, of toch een grotere ballonnenboog. Leuk en aardig, maar daar moeten ze wel voor betalen. Je kunt de offerte hierop aanpassen als er nog niet is betaald, of je stuurt een extra factuur. Zelf stuur ik eerst een mail waarin ik bevestig dat zij om extra diensten hebben gevraagd en ze een aangepaste offerte of factuur kunnen verwachten. A girl’s gotta get paid!

Beeldmateriaal

Afspraken met een klant kunnen ook over beeldmateriaal gaan. Party planners en stylisten huren regelmatig een fotograaf in die de mooiste party settings vastlegt. Want je weet: het plaatje moet perfect zijn voor Instagram. Ons werk is visueel en dit is wat verkoopt. Werk je veel met leveranciers die de beelden goed kunnen gebruiken? Maak hier dan goede afspraken over. Spreek bijvoorbeeld af dat de fotograaf de bewerkte foto’s met jou deelt en dat jij het deelt met alle leveranciers. Zo kunnen de foto’s tegelijkertijd geplaatst worden. Er is niets irritanter dan wanneer een leverancier eerder foto’s plaats van jouw werk dan jijzelf. En vaak vindt de klant het fijn om eerst zelf het resultaat te delen, zodat het een verrassing blijft voor de jarige en de gasten.

Betaalafspraken

Op Instagram heb je het mij al vaker horen zeggen, maar zonder aanbetaling staat er precies niets in de agenda. Betaalafspraken maken je leven als ondernemer zoveel makkelijker. Bovendien werk je keihard en mag je daarvoor beloond worden. Dus: eerst een aanbetaling en dan is de opdracht bevestigd. Laat ook weten wanneer het restant betaald moet zijn. Het beste is om als het bedrag ongeveer 14 dagen voor de boeking op je rekening staat. Hier doe je de laatste betalingen mee.

Annuleren en wijzigen

Het kan gebeuren dat een boeking niet kan doorgaan. en geannuleerd wordt. Ook hier moet – ik herhaal: moet – je duidelijke afspraken over maken. Een slimme meid is op alles voorbereid! Hoe lang van tevoren mag er kosteloos geannuleerd worden? Vanaf welk moment zijn er kosten aan verbonden en om hoeveel procent van het totaalbedrag gaat het dan? Hetzelfde geldt voor wijzigingen. Als een wijziging effect heeft op de kosten die jij of een leverancier hebben gemaakt, dan zal de klant deze kosten moeten dragen. Dit zijn dingen waar je klant graag van op de hoogte is. Mensen houden van verrassingen, behalve als ze financieel zijn.

Algemene voorwaarden

Goed, dat is een hele waslijst aan afspraken die je vastlegt met een klant. Maar hoe zorg je dat iemand zich aan de afspraken houdt? Allereerst is het noodzakelijk om algemene voorwaarden te hebben. Hierin staat beschreven wat een klant van jouw bedrijf mag verwachten en andersom. Deze voorwaarden gelden voor elke klant, ongeacht de boeking. Er staan dus geen details van de opdracht in. Wil je alle details van een specifieke opdracht vastgelegd hebben? Dan werk je met een contract. Niet alleen om je te beschermen tegen (juridische) conflicten met de klant, maar ook als houvast voor de opdracht.