Hoe ga je om met annuleringen?

Annuleringen horen bij het werk als party planner. Het kan gebeuren dat het feest van een klant niet kan doorgaan door ziekte, corona maatregelen of andere redenen. Hoe ga je daar als party planner mee om? Daarover lees je meer in deze blog.

Zorg voor goede annuleringsvoorwaarden

Met goede algemene voorwaarden dek je jezelf in. Annuleringen kosten nu eenmaal geld. Vaak heb je al kosten gemaakt die je niet meer ongedaan kunt maken. Denk aan gepersonaliseerde items. Die kosten dient de klant dus gewoon te betalen. Maar (hier komt het): als je vooraf geen algemene voorwaarden met de klant deelt, dan hadden ze dit niet kunnen weten. Het kan dus zo zijn dat zij de kosten niet willen en hoeven te vergoeden. Kortom: het wordt dan een lastige zaak. In je algemene voorwaarden staan ook annuleringsvoorwaarden. Over het algemeen is het een document met daarin wat een klant van jou mag verwachten en wat jij van de klant mag verwachten. Zorg dat je dit laat opstellen door een jurist.

Webinar: 5 meest gemaakte financiële fouten in de party sector

Probeer de boeking te verplaatsen

Annuleringen zijn voor niemand een pretje, maar verplaatsen is vaak een optie. De producten die je hebt ingekocht kunnen alsnog gebruikt worden als het feest op een ander moment doorgaat. Verplaatsen kun je vaak kosteloos doen. Natuurlijk zullen er gevallen zijn dat je bijvoorbeeld een taart hebt besteld. Die kun je moeilijk bewaren tot de volgende datum, dus daar moet de klant uiteraard wel gewoon voor betalen. Wil de klant niet verplaatsen, dan betalen ze de kosten zoals berekend in de annuleringsvoorwaarden, bijvoorbeeld geen restitutie van de aanbetaling.

Wees oplossingsgericht

Wijzigingen horen er nu eenmaal bij. Klanten weten niet altijd wat de mogelijkheden zijn, of wat er allemaal bij het organiseren van een feest komt kijken. Laat vooraf duidelijk weten wat er gebeurt als ze annuleren.