Goede offertes opstellen als party planner

Offertes opstellen is een belangrijk onderdeel van je werk als party planner. Een offerte is simpelweg een prijsopgave voor een potentiële klant en is zonder verplichtingen. Om offertes opstellen zo soepel mogelijk te maken voor jezelf, is het handig om met een goed boekhoudsysteem te werken. Daar lees je verderop meer over.

Dit moet op een offerte staan

• Jouw bedrijfsgegevens (incl. BTW-nummer)
• De gegevens van de klant
• De datum
• Het offertenummer
• Een samenvatting van de werkzaamheden
• Jouw uurloon of totaalprijs
• De geldigheidsduur van de offerte
• Een verwijzing naar jouw algemene voorwaarden

In het boekhoudprogramma Moneybird kun je gemakkelijk digitale offertes opstellen. Je richt het systeem gemakkelijk in en bespaart daarna onwijs veel tijd met een offerte opstellen. De klant ontvangt een nette mail met het bedrag en een pdf van de offerte. Digitaal kunnen ze direct de offerte accorderen. Met mijn link kun je Moneybird vier maanden gratis gebruiken in plaats van twee maanden (zonder aankoopverplichting).

Doe dit voordat je offertes verstuurt

Voordat je een offerte verstuurt is het goed om te checken of de diensten die op de offerte staan ook leverbaar zijn op de gekozen datum. Check dus vooraf bij leveranciers wat hun beschikbaarheid is. Op de offerte hoef je niet te vermelden door welke leverancier de taart gemaakt wordt of waar je stoelen en tafels huurt. Voor de klant is het belangrijk dat wat op de offerte staat geleverd wordt. Hoe je dat voor elkaar krijgt is jouw verantwoordelijkheid en niet die van hen. De algemene voorwaarden stuur je ook altijd met je offerte mee. De klant moet vooraf weten welke voorwaarden je hanteert. Als je die pas na akkoord stuurt, ben je te laat. 

Offertes accepteren

Als de klant akkoord gaat met de offerte, stuur je een factuur op. Een factuur is niet vrijblijvend en moet dus door de klant betaald worden. Zorg dus dat je zwart op wit hebt staan dat de klant akkoord gaat met de offerte, voordat je een factuur opstuurt. In Moneybird gaat dit digitaal. Werk altijd met een aanbetaling, zodat je de eerste voorbereidingen kunt treffen. De tweede factuur voor de restantbetaling stuur je ongeveer twee weken voordat de boeking plaatsvindt.

Masterclass offertes opstellen

Wil je leren hoe je duidelijke offertes opstelt en niet als amateur overkomt? In de masterclass Party proof offertes opstellen leer je alles wat je moet weten. Je mag mijn drie manieren van offertes opstellen gewoon gebruiken voor je eigen offertes.