Je kent ze vast wel: klanten met hoge verwachtingen en een ontoereikend budget. Soms frustrerend, maar ergens ook begrijpelijk. De meeste klanten hebben namelijk geen idee wat het allemaal kost. Of hoeveel tijd je kwijt bent om alles te organiseren. Voorkom teleurstellingen en stel je klant de juiste vragen!
#1 Wat is de datum en locatie van het event?
Dit is de meest simpele vraag, maar zeker belangrijk. Als nog niet duidelijk is welke datum en locatie het wordt, heeft het effect op alle andere beslissingen. Locaties vinden kost veel tijd, maar je bent nog veel meer tijd kwijt als de klant geen idee heeft wat voor locatie ze zoeken. Stel deze simpele vraag dus altijd.
#2 Hoeveel gasten worden er verwacht?
Het verschil in kosten tussen 200 en 500 gasten is erg groot. Zorg dus dat je klant goed nadenkt over het maximaal aantal gasten. Bespreek ook wat haalbaar is, niet alleen qua budget maar ook qua wensen. Voorkom dat je klant verrast reageert wanneer de kosten oplopen naarmate het aantal gasten toeneemt. Dit brengt ons meteen naar de volgende belangrijke vraag.
#3 Wat is het budget per persoon?
Je kunt vragen naar het totale budget, maar mijn persoonlijke voorkeur gaat uit naar ‘budget per persoon’. Het geeft meteen een beeld hoeveel je per gast kunt besteden. Als de klant hier over heft nagedacht is dat een goed teken! Antwoorden als ‘ik weet het niet’ zijn een slechte start. Geef je klanten een indicatie van de kosten door een voorbeeld te geven van andere events die je georganiseerd hebt. Wat het bedrag ook is, zorg dat je uiteindelijk weet wat het budget per persoon is zodat het voor jou en de klant duidelijk is hoeveel er uitgegeven mag worden.
#4 Wat zijn de drie belangrijkste elementen die het event succesvol maken?
Zodra je meer weet over het budget, is het tijd om uit te zoeken of het haalbaar is om aan de verwachtingen van je klant te voldoen. Met de belangrijkste elementen bedoel ik wat absoluut aanwezig moet zijn op het event, waardoor het event voor de klant geslaagd is. Elke klant heeft wensen en daar wil je zoveel mogelijk aan voldoen. Ze kunnen het event namelijk maken of breken. Stel: de klant wil dat Beyoncé komt optreden. De kans is groot dat ze geen idee hebben hoeveel dat kost en of Beyoncé überhaupt beschikbaar is. Dit zijn issues die je absoluut moet aankaarten aan het begin van de opdracht, omdat je er niet op kunt rekenen dat de klant hier aan denkt. Hetzelfde geldt voor de muziek, decoratie en bijvoorbeeld het eten.
#5 Welke drie dingen wil je absoluut niet op het event?
Vergelijkbaar met de vorige vraag, alleen dan in een wat negatieve zin. Als je klant bijvoorbeeld geen kip lust of een hekel heeft aan de kleur rood, is het flink balen als dat niet van tevoren gecommuniceerd is. Weet dus goed wat een ‘no-go’ is voor je klant, zodat je hier rekening mee kunt houden en hun wensen goed in beeld hebt.
“Door vragen wordt men wijs”
Deze vijf belangrijke vragen vertellen je veel over je potentiële klant voordat je akkoord gaat met de opdracht. Begrijpen wat je klant wil bepaalt het succes van je opdracht, maar is ook een manier om je klanten beter te leren kennen. Wees dus nooit bang om vragen te stellen!
