Een contactformulier lijkt handig, maar is de grootste boosdoener als je snel en efficiënt wilt werken. We kennen het allemaal wel: potentiele klanten die een offerte willen ontvangen voor hun feest. Ze vullen het contactformulier in en zijn vrij om te bepalen welke informatie zij met je delen. Negen van de tien keer ontbreekt er essentiële informatie, waardoor je over en weer blijft mailen. Er ontstaat ruis en voor je het weet is het volledig onduidelijk wat nu precies de bedoeling is. Dat kan makkelijker!
Een contactformulier is te vrijblijvend
Een contactformulier is te vrijblijvend. Mensen vullen hun naam in en schrijven wat in het lege tekstvak. Ze hebben vaak geen idee welke informatie een party planner of party stylist nodig heeft. De informatie die je ontvangt loopt onwijs uiteen. Stel daarom een aangepast contactformulier op waar klanten de benodigde informatie moeten invullen. Je kunt zelf bepalen welke informatie dat is. Denk aan de datum, het aantal personen, gewenste thema en andere belangrijke zaken. Het aangepaste contactformulier is een manier om jouw werk efficiënter te maken, zodat je geen tijd verspilt en sneller de nodige informatie hebt.
Je krijgt onvoldoende informatie
Er zijn verschillende manieren om een aangepast contactformulier te maken. Heb je een website, dan kun je een pagina aanmaken en een aanvraagformulier invoegen. In WordPress kan dit makkelijk met plugins als Elementor of WP Forms. Beide zijn gratis. De klant vult het formulier in en jij ontvangt een kopie in de mail. Met die informatie kun je direct een offerte opstellen, of je stelt aanvullende vragen indien nodig. Heb je geen website? Werk dan met Google Forms en deel de link op je Instagram. Het is ook gratis bij een Gmail account. Let op dat de instellingen goed staan, zodat je een kopie ontvangt zodra de klant het heeft ingevuld.
Bepaal zelf welke informatie je nodig hebt
Vraag om informatie die jij nodig hebt om te bepalen of je de klant kunt helpen. Als dat zo is, dan moet diezelfde informatie voldoende zijn om een offerte op te stellen. Belangrijke informatie is bijvoorbeeld: de datum, aantal personen, locatie, soort feest, thema, budget (optioneel) en een inspiratiefoto van Pinterest. Zo heb je een goed beeld van hun wensen, maar ook voldoende informatie om te bepalen of je de opdracht kunt uitvoeren. Soms zijn het budget en de wensen gewoon geen match.
Stel aanvullende vragen
Naadloos aansluiten op de wensen van een klant vraagt om duidelijke communicatie. Stel de juiste vragen en voorkom miscommunicatie. Probeer op één lijn te zitten en weet van elkaar wat er bedoeld wordt. De termen die wij in de party sector gebruiken klinken vaak als ‘abracadabra’ voor de klant.
Stuur een persoonlijke offerte
Zodra je alle informatie verzameld hebt en de wensen duidelijk zijn, is het tijd om de offerte op te stellen. Er zijn verschillende manieren om een duidelijke offerte op te stellen. Als je alle diensten zelf uitvoert, dan ziet de offerte er anders uit dan wanneer een klant diensten van een externe leverancier erbij wilt. Hoe je dat onderscheid maakt en hoe je uberhaupt party proof offertes opstelt, leer je in onze masterclass.