Party organiseren? Dit zijn de kosten die je hebt

Leestijd: 2 min

Het is nogal een uitdaging om een party te organiseren zonder party budget. Wanneer je een goed beeld hebt van de uitgaven, organiseer je alles een stuk relaxter. Hoeveel je uitgeeft aan een party hangt af van de wensen die je klant heeft. Ook als party planning je hobby is komt ons party budget goed van pas!

Party budget

Het kostenoverzicht (of zoals ik het noem: een party budget) is een compleet overzicht van alle kosten die je maakt voor een party. Hierin noteer je diensten en producten die je aanschaft en wat je eraan uitgeeft.

Dit is de makkelijkste manier om vooraf te weten wat het feest gaat kosten. Hieronder vind je een voorbeeld van wat er ongeveer in hoort te staan. Per party kan dit uiteraard verschillen.

Leveranciers

Hier noteer je de kosten van alle diensten die je uitbesteed. Elke leverancier factureert jou apart, dus houd goed bij wie je leveranciers zijn en wat je met hen hebt afgesproken. In het party budget is er voldoende ruimte om die details te noteren.

Locatie

Welke kosten een locatie rekent verschilt natuurlijk. Houd in ieder geval rekening met:

  • zaalhuur
  • borg
  • servicekosten (bijv. schotelgeld)
  • parkeerkosten

Eten en drinken

  • taart
  • sweets
  • dranken
  • hapjes
  • catering
  • barpersoneel
  • cateringpersoneel

Audio en video

  • microfoon
  • speakers
  • dj
  • fotograaf
  • videograaf

Huurmateriaal

De meesten van ons hebben niet alles in huis, dus dat betekent huren.

  • tafels en stoelen
  • tafellinnen, tafelrokken, stoelrokken
  • opbouw- en afbouwkosten
  • transportkosten
  • taartstandaarden
  • pilaren
  • etc.

Decor

Decoratie is wat elk feestje een succes maakt. Denk bijvoorbeeld aan:

  • bloemen
  • centerpieces
  • backdrop
  • ballonnen
  • kandelaren
  • kaarsen
  • borden en bestek

Entertainment

Vooral bij kinderfeestjes en bruiloften is entertainment onmisbaar. je besteed o.a. geld aan:

  • artiesten, band of dj
  • suikerspin/popcornmachine
  • mascotte
  • ballonvouwer

Print & Design

  • (naam)kaartjes
  • uitnodigingen
  • bedankjes
  • goodie bags
  • laserprint namen en teksten

Reiskosten

  • je eigen reiskosten
  • reiskosten personeel
  • transportkosten leveranciers

Personeel

  • hostessen
  • barpersoneel
  • bedankjes voor het team

Onvoorziene kosten

Verwacht altijd het onverwachte! Je zal te maken krijgen met kosten waar je niet op had gerekend, maar die je toch onverwachts moet uitgeven. Er is geen magisch bedrag dat je apart moet houden als je een party organiseert. Mijn advies is om 5 – 10% van je totale kosten hier apart voor te houden.

Weet waar het geld naartoe gaat

Elk feest is uniek, dus het kan zijn dat er bij jouw party budget nog veel meer komt kijken.Voeg dat vooral toe aan jouw party budget. Het allerbelangrijkste is dat je weet waar je geld naartoe gaat tijdens het organiseren van het feest. Kosten over het hoofd zien (of er helemaal niet mee bezig zijn) kan voor een flinke financiële klap zorgen.

Organiseren zonder stress met het Party Budget

Het party budget geeft mij al jarenlang inzicht in de uitgaven voor elk feest. Het enige wat jij hoeft te doen is invullen. Je kunt het keer op keer gebruiken als party planner, party stylist én als je jouw eigen feest organiseert.