Organiseer je een feest voor jezelf of voor iemand anders? Het is nogal een uitdaging om een party te organiseren zonder party budget. Wanneer je een goed beeld hebt van de uitgaven, organiseer je alles een stuk relaxter. Hoeveel je uitgeeft aan een party hangt af van de wensen die je klant heeft. Ook als party planning je hobby is komt een party budget goed van pas!

Maak een kostenplaatje

Maak een compleet overzicht van alle kosten die je maakt voor een party. Noteer de diensten en producten die je aanschaft en werk met een budget per categorie. Dit is de makkelijkste manier om vooraf te weten wat het feest gaat kosten.

Huur leveranciers

Schrijf op wat je zelf regelt en wat je uitbesteedt. De meeste leveranciers werken met een aanbetaling en sommige leveranciers betaal je pas op de dag zelf.

Locatie

Welke kosten een locatie rekent verschilt natuurlijk. Houd in ieder geval rekening met:

  • zaalhuur (tussen €500 en €4000)
  • borg
  • servicekosten (€50 – €150)
  • parkeerkosten

Eten en drinken

  • taart (€100 – €500)
  • sweets (€3,75 per stuk)
  • dranken
  • hapjes (€5 per persoon voor ongeveer 3 hapjes)
  • catering (€750 – €1500)
  • barpersoneel
  • cateringpersoneel

Audio en video

  • microfoon
  • speakers
  • dj (€250 – €750)
  • fotograaf (€50 – €100 p/u)
  • videograaf (€500 – €1000)

Huurmateriaal

De meesten van ons hebben niet alles in huis, dus dat betekent huren.

  • tafels en stoelen (€2,50 – €10 per stoel)
  • tafellinnen, tafelrokken, stoelrokken (€5 per kleed)
  • opbouw- en afbouwkosten
  • transportkosten
  • taartstandaarden (€7,50 – €20 per standaard
  • pilaren (€50 – €80 per pilaar)
  • etc.

Decor

Decoratie is wat elk feestje een succes maakt. Denk bijvoorbeeld aan:

  • bloemen
  • centerpieces
  • backdrop (€75 – €250)
  • ballonnen (€150 – €500)
  • kandelaren
  • kaarsen
  • borden en bestek

Entertainment

Vooral bij kinderfeestjes en bruiloften is entertainment onmisbaar. je besteed o.a. geld aan:

  • artiesten, band of dj (€250 – €1000)
  • suikerspin/popcornmachine (€75 – €150)
  • mascotte (€100 – €250)
  • ballonvouwer (€150 – €300)

Print & Design

  • naamkaartjes (€3 tot €30 per kaartje afhankelijk van materiaal)
  • uitnodigingen
  • bedankjes
  • goodie bags
  • laserprint namen en teksten (€75 – €250)

Reiskosten

  • je eigen reiskosten
  • reiskosten personeel
  • transportkosten leveranciers

Personeel

  • hostessen
  • barpersoneel
  • bedankjes voor het team

Onvoorziene kosten

Verwacht altijd het onverwachte! Je zal te maken krijgen met kosten waar je niet op had gerekend, maar die je toch onverwachts moet uitgeven. Er is geen magisch bedrag dat je apart moet houden als je een party organiseert. Mijn advies is om 15% van je totale kosten hier apart voor te houden.