Een budget opstellen als party stylist? Daar komen een aantal dingen bij kijken. Als party planner of stylist werk je met een budget. Wat het bedrag ook is, klanten verwachten dat je hun visie tot leven brengt met het bedrag dat zij uitgeven. In deze blog leg ik uit hoe je het beste omgaat met het budget van jouw klant.
Oeps, teveel uitgegeven!
Een party budget opstellen voor het feest van jouw klant is nogal een klus. Vaak ga je zo op in de voorbereidingen dat je meer uitgeeft dan je had bedacht. “Oh, dit is ook nog leuk om erbij te doen”. We gaan nou eenmaal voor een wow-effect! Maar de realiteit is dat je dus niets overhoudt. Wij hebben een Party Budget ontwikkeld zodat je nooit meer voor financiële verrassingen komt te staan.
Het budget
Een million dollar party organiseren met een pizza budget is zacht uitgedrukt ‘een uitdaging’. Vaak hebben klanten wel een budget in hun hoofd (vaak meer dan wat ze je vertellen). Anderen hebben geen budget, totdat ze zien wat alles kost. Wees dus vanaf het begin duidelijk wat er allemaal bij komt kijken. Neem de leiding en geef aan wat jij kunt uitvoeren voor het bedrag. Durf nee te zeggen als jij niet met hun budget kunt werken.
Kosten
Het aantal gasten beïnvloedt de prijs van de taart en een grote zaal heeft meer decoratie nodig dan een kleinere zaal. De kosten kunnen al snel oplopen en vaak kun je niet alles zelf uitvoeren. Noteer in je party budget alle kosten die gemaakt worden om het feest uit te voeren. Geef elk item een eigen regel zodat je een goed overzicht hebt. Het party budget is de basis voor jouw offerte aan de klant. De offerte hoef je niet per se te specificeren, het gaat erom dat jouw klant een goed beeld heeft van het eindresultaat.
Prioriteiten
Okay, de verwachtingen zijn vaak groter dan het budget. It sucks, maar met prioriteiten stellen kom je een heel eind. Start met de must-haves (onderdelen die absoluut noodzakelijk zijn) en maak daarna een lijst met ‘nice-to-have’ (onderdelen die mogelijk zijn als er budget voor is). Zo weet je wat jouw klant belangrijk vindt en waar je op kunt besparen. Als je dit onderscheid niet maakt, lijkt alles belangrijk. Sommigen vinden de decoratie bijvoorbeeld belangrijker dan een exclusieve taart.
Bezuinigen
Over kosten besparen gesproken: daar worden niet alle klanten blij van (wees gewaarschuwd, haha!). Ze willen wat ze willen en jij moet het maar regelen. Een party budget geeft gelukkig een duidelijk beeld van de realiteit. Dit kun je zien als een rotklus, of als een kans om zo creatief mogelijk aan de slag te gaan. Het hoeft niet lastig te zijn: neem een kleinere taart, werk met goedkopere leveranciers of gebruik zoveel mogelijk decoratie die je al in huis hebt. Maar alleen als jij denkt dat je er wat van kunt maken. Lever geen half werk.
Sneak peak: zo ziet het party budget eruit
Je kunt nu zelf een Excel-overzicht maken en urenlang uitrekenen wat elk feest kost. Of je kunt springen van blijdschap want dat heb ik al voor je gedaan! Met mijn party budget weet je vooraf wat je uitgeeft en overhoudt aan elke opdracht. Het enige wat je hoeft te doen is de kosten invullen. De formules doen de rest. Makkelijker kan niet! Je shopt het hier.