Zo maak je een budget voor je klant

Leestijd: 3 min

Als party planner of stylist werk je met verschillende budgetten. Wat het bedrag ook is, klanten verwachten dat je hun visie tot leven brengt. Dit is één van de grootste uitdagingen in ons werk.

Oeps, teveel uitgegeven!

Vaak ga je zo op in de voorbereidingen dat je meer uitgeeft dan je had bedacht. “Oh, dit is ook nog leuk om erbij te doen”. We gaan nou eenmaal voor een wow-effect! Maar de realiteit is dat je dus niets overhoudt. De Masterclass ‘Party Budget in 5 stappen’ zorgt dat je nooit meer voor financiële verrassingen komt te staan. In deze blog leg ik uit hoe je het beste omgaat met het budget van jouw klant.

Het budget

Een million dollar party organiseren met een pizza budget is zacht uitgedrukt ‘een uitdaging’. Vaak hebben klanten wel een budget in hun hoofd (vaak meer dan wat ze je vertellen). Anderen hebben geen budget, totdat ze zien wat alles kost. Wees dus vanaf het begin duidelijk wat er allemaal bij komt kijken. Hoe meer je klanten meeneemt in de kosten, hoe meer begrip ze krijgen voor bepaalde uitgaven (en hoe makkelijker de samenwerking wordt!). Neem de leiding en geef aan wat jij kan neerzetten voor welk bedrag. Durf nee te zeggen als jij niet met het budget kunt werken.

Kosten

Ik zei het net al, maar bespreek alle kosten met je klant. Het aantal gasten beïnvloedt de prijs van de taart, en een grote zaal heeft meer decoratie nodig dan een kleinere zaal. De kosten kunnen al snel oplopen en vaak kun je niet alles zelf uitvoeren. Noteer in je party budget alle kosten die gemaakt worden om het feest uit te voeren. Geef elk item een eigen regel zodat je een goed overzicht hebt. Het party budget is de basis van jouw offerte aan de klant. De offerte hoef je niet per se te specificeren, het gaat erom dat jouw klant een goed beeld heeft van het eindresultaat. 

Prioriteiten

Okay, de verwachtingen zijn vaak groter dan het budget. It sucks, maar met prioriteiten stellen kom je een heel eind. Start met de must-haves (onderdelen die absoluut noodzakelijk zijn) en maak daarna een lijst met ‘nice-to-have’ (onderdelen die mogelijk zijn als er budget voor is). Zo weet je wat jouw klant belangrijk vindt en waar je op kunt besparen. Als je dit onderscheid niet maakt, lijkt alles belangrijk. Sommigen vinden de decoratie bijvoorbeeld belangrijker dan een over-the-top taart.

Bezuinigen

Over kosten besparen gesproken: daar worden niet alle klanten blij van (wees gewaarschuwd, haha!). Ze willen wat ze willen en jij moet het maar regelen. Dit kun je zien als een rotklus, of als een kans om zo creatief mogelijk aan de slag te gaan. Het hoeft niet lastig te zijn: neem een kleinere taart, werk met goedkopere leveranciers of gebruik zoveel mogelijk decoratie die je al in huis hebt. Maar alleen als jij denkt dat je er wat van kunt maken. Lever geen half werk.

Sneak peak: zo ziet het party budget eruit

Je kunt nu zelf een Excel-overzicht maken en urenlang uitrekenen wat elk feest kost. Of je kunt springen van blijdschap want dat heb ik al voor je gedaan! Met mijn party budget weet je vooraf wat je uitgeeft en overhoudt aan elke opdracht. Het enige wat je hoeft te doen is de kosten invullen. De formules doen de rest. Makkelijker kan niet! 

De Masterclass duurt korter dan één aflevering van jouw favoriete serie (say what?!). Inschrijven doe je hier.