Waar je altijd op moet letten voordat je een locatie boekt

Wil je weten hoe je de perfecte locatie voor een feest kiest? De perfecte locatie vinden voor een party kan een opgave zijn. Het heeft een grote invloed op de uitstraling van het feest, dus het is belangrijk om het goed te doen. Voordat je een locatie kiest is het handig als je weet waarnaar je moet zoeken.

 

1. De kosten

Weet precies wat er is inbegrepen voordat je akkoord gaat. Wees ook niet bang om te onderhandelen. Flexibel zijn op de datum kan helpen, omdat bepaalde dagen van de week meestal minder kosten. Vergeet niet om datums, tijden en details altijd te bevestigen in een schriftelijk contract.

2. De locatie

Boek een feest op een gunstige locatie. Verbindingen met het openbaar vervoer, de toegang tot de luchthaven en of er parkeergelegenheid op het terrein is zijn belangrijke punten om te checken.

3. Capaciteit

Kies een locatie die genoeg ruimte biedt aan het aantal gasten. Het boeken van een locatie die net genoeg is voor het aantal mensen dat je verwacht, geeft het feest een levendige sfeer. Een te grote ruimte oogt al snel leeg, hoe gezellig het ook is.

4. Stijl

Denk na over het type locatie dat het beste bij het feest past. Als party planner of party stylist weet jij natuurlijk precies welke uitstraling het feest nodig heeft. Je kunt je klant geld besparen door een locatie te kiezen die past bij het thema of de stijl van uw evenement. Dit is gunstig voor het budget omdat er weinig decoratie nodig is.

5. Indeling

Wat is de beste indeling voor het feest? Zorg ervoor dat de locatie ruimte heeft voor alle aspecten van het feest (zoals ruimte voor een fotohoek, een kleedkamer, speelkamer voor de kinderenen etc.). Vraag naar de ruimtes die bij de boeking zijn inbegrepen. Tip: kies een ruimte met veel daglicht zodat je werk het beste uitkomt op de foto’s.

6. Catering

Wil je dat de locatie catering verzorgt? Zo ja, vraag dan of je – samen met je klant – een menu kunt proeven en of de locatie aan speciale dieetwensen kan voldoen (glutenvrij, vegetarisch, halal, etc.). Sommige locaties verplichten je om de catering bij hen af te nemen. Vraag naar de mogelijkheden als je liever een eigen cateraar inhuurt.

7. Diensten en faciliteiten

Zorg ervoor dat je weet welke diensten en faciliteiten worden aangeboden. Denk bijvoorbeeld aan parkeergelegenheid, keukenfaciliteiten, audiovisuele apparatuur, extra ruimtes, vergunningen, beperkingen (o.a. geluidsoverlast), extra kosten (zoals schotelgeld of annuleringskosten). Het is ook de moeite waard om te weten wie verantwoordelijk is voor het opruimen, of er met vaste leveranciers wordt gewerkt en of je exclusief gebruik mag maken van de locatie.  

8. Weer

Niets is zo veranderlijk als het weer. Zorg er bij het huren van een buitenlocatie voor dat je een regenplan hebt in geval van slecht weer. Je kunt dit meestal goed oplossen met een party tent.