Ga je een feest organiseren? Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat is iets wat je me nog heel vaak zal horen zeggen. Want een planning is de basis van alles wat je doet. Er is een reden dat de meest succesvolle party planners met een checklist werken. Een party planning checklist is je beste vriendin. Het is een onmisbare lijst om alle taken bij te houden.
Feest organiseren
Party planning draait allemaal om de planning (klinkt logisch!). Zelfs de meest ‘simpele’ party mislukt als het niet goed gepland en uitgevoerd wordt. De checklist is jouw leidraad, houd je georganiseerd en zorgt dat je ‘on top of your game’ bent. Maar de planning is het geheel: alle stappen van begin tot eind. Het houdt je scherp en is je altijd een stapje voor in de chaos van taken die je hebt. En het is vooral nuttig wanneer je meerdere parties tegelijk organiseert.
Maak een planning
Maak tijd vrij in je agenda om je te focussen op het feest dat je organiseert. Inspiratie opdoen is er één van. De bedoeling is dat je de party voor je ziet van begin tot eind, zodat je alle taken kunt opschrijven. Als je één klein dingetje vergeet of een deadline mist, heeft dit effect op alle andere taken. Laat de planning van je parties niet afhangen van je geheugen, post-its of aantekeningen in je agenda. Leer jezelf om een planning te maken en je zal zien dat het écht werkt.
Bereid je voor op het feest
Schrijf alle details op die vaststaan: de naam van de klant, hun contactgegevens, datum van het feest, de locatie, aantal gasten etc. Pak je kalender erbij en markeer de datum! Verzamel alle andere informatie die bij de party hoort, bijvoorbeeld foto’s van de locatie en een lijst van leveranciers. Tijd besparen? Dé manier om een planning te maken is om van achter naar voor te werken. Yes, niet van voren naar achteren dus. Een feest organiseren wordt een stuk makkelijker als je weet wat er vooraf moet gebeuren.
Start met de basis
Met de basis bedoel ik de kleuren, het thema, het budget. Daarna komt de rest pas: contact leggen met leveranciers, een taart laten ontwerpen, items huren of op maat laten maken. Alles, maar dan ook echt alles, moet op je planning staan. Het geheim is om eerst de basistaken af te ronden, zodat je meer tijd in je agenda hebt voor de taken op je to-do-list die intensiever zijn.
Werk met deadlines
Voeg aan elke taak op je lijst extra tijd toe. Als de datum om de uitnodigingen te versturen 14 april is, schrijf dan 7 april op je lijst. Dat geeft je extra tijd om de taak alsnog af te ronden als er iets misgaat met de uitnodigingen, om wat voor reden dan ook. Je moet zeker weten dat je van elke leverancier een reactie hebt gekregen bijvoorbeeld. Dus voor elke belangrijke taak op je checklist maak je een reminder. Bijvoorbeeld ‘follow-up met taartwinkel’. En verderop voeg je bijvoorbeeld ‘offerte goedgekeurd door klant’ toe.