Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat is iets wat je me nog heel vaak zal horen zeggen. Want een planning is de basis van alles wat je doet. Er is een reden dat de meest succesvolle party planners met een checklist werken. Een party planning checklist is je beste vriendin, een onmisbare lijst om alle taken bij te houden.
Party planning draait allemaal om de planning (klinkt logisch!). Zelfs de meest ‘simpele’ party mislukt als het niet goed gepland en uitgevoerd wordt. De checklist is jouw leidraad, houd je georganiseerd en zorgt dat je ‘on top of your game’ bent. Maar de planning is het geheel: alle stappen van begin tot eind.
Het houdt je scherp en is je altijd een stapje voor in de chaos van taken die je hebt. En het is vooral nuttig wanneer je meerdere parties tegelijk organiseert. Als je één klein dingetje vergeet of een deadline mist, heeft dit effect op alle andere taken. Laat de planning van je parties niet afhangen van je geheugen, post-its of aantekeningen in je agenda. Leer jezelf om een planning te maken en je zal zien dat het écht werkt.
Voordat je begint
Maak tijd vrij in je agenda om je te focussen op party die je organiseert. Leg je telefoon weg en laat je niet afleiden door berichtjes of mails. De bedoeling is dat je de party voor je ziet van begin tot eind, zodat je alle taken kunt opschrijven.
Zorg dat je voorbereid bent
Schrijf alle details op die vaststaan: de naam van de klant, hun contactgegevens, datum van het feest, de locatie, aantal gasten etc. Pak je kalender erbij en markeer de datum! Verzamel alle andere informatie die bij de party hoort, bijvoorbeeld foto’s van de locatie en een lijst van leveranciers.
Werk van achter naar voor
Dé manier om een planning te maken is om van achter naar voor te werken. Yes, niet van voren naar achteren dus. Wat is ervoor nodig om het eindresultaat te bereiken? Gasten zien alleen wat op de dag zelf gebeurt, en alles gebeurt in één keer. Wat ze vaak niet weten is dat er 1001 taken aan vooraf zijn gegaan. Wij party planners zien het als een reeks van taken die samen de stukjes van een grote puzzel vormen. En dat is vaak weken, maanden of soms jaren voordat de opdracht plaatsvindt.
Start met de basis
Met de basis bedoel ik de kleuren, het thema, het budget. Daarna komt de rest pas: contact leggen met leveranciers, een taart laten ontwerpen, items huren of op maat laten maken. Alles, maar dan ook echt alles, moet op je planning staan. Het geheim is om eerst de basistaken af te ronden, zodat je meer tijd in je agenda hebt voor de taken op je to-do-list die intensiever zijn.
Plan extra tijd in
Voeg aan elke taak op je lijst extra tijd toe. Als de datum om de uitnodigingen te versturen 14 april is, schrijf dan 7 april op je lijst. Dat geeft je extra tijd om de taak alsnog af te ronden als er iets misgaat met de uitnodigingen, om wat voor reden dan ook.
Voeg reminders toe
Het is niet voldoende om ‘leveranciers bellen’ op je checklist te schrijven en het door te strepen wanneer de taak afgerond is. Je moet zeker weten dat je van elke leveranciers een reactie hebt gekregen bijvoorbeeld. Dus voor elke belangrijke taak op je checklist maak je een reminder. Bijvoorbeeld ‘follow-up met taartwinkel’. En verderop voeg je bijvoorbeeld ‘offerte goedgekeurd door klant’ toe. Lees binnenkort meer over programma’s die mijn leven makkelijker maken (en die van jou straks ook!).
Wil je weten hoe je een perfecte planning maakt voor jouw parties? In de online cursus ‘Zo organiseer je een party’ laat ik je zien hoe je een party goed voorbereid organiseert.