Soms denken klanten dat ze een event planner nodig hebben, maar wat ze eigenlijk nodig hebben is een event manager. Dus voorkom verwarring en zorg dat jij en je klanten straks op één lijn zitten.
Laten we beginnen met event planning
Event planning en event management zijn overduidelijk met elkaar verbonden, maar zijn absoluut niet hetzelfde. De skills die je nodig hebt komen in beide functies terug, maar toch zijn de verantwoordelijkheden anders. En dat is wat het lastig maakt.
Het magische woord is ‘planning’
Alle events – van bridal showers tot belangrijke mijlpalen die gevierd moeten worden en zakelijke events – starten met een plan. De eerste ideeën bespreken met je klant, de juiste datum vinden en het budget vastleggen zijn allemaal onderdeel van het event planning proces. Dat is waar een event planner zich mee bezig houdt.
Event planning betekent nauw samenwerken met klanten om een event neer te zetten dat aan hun wensen en doelen voldoet. Klanten willen dat een event planner zorg draagt voor alle aspecten van het event, inclusief alle details en taken die erbij komen kijken, van begin tot eind.
Verantwoordelijkheden van een event planner
- Thema bedenken voor het event
- Budget opstellen
- Geschikte locatie zoeken
- Onderhandelen over contracten
- Leveranciers inhuren
- Cateraar boeken, sprekers en/of entertainment boeken
- Coördineren van vervoer
- Kleurenschema kiezen
- Etc.
Event planning is dus álles wat komt kijken bij het plannen en organiseren van een event. De functie van event planner valt dus onder event management.
Wat is event management precies?
Elk event is opgebouwd uit allerlei ‘puzzelstukjes’ die uiteindelijk samenvallen en één event vormen. Bij een succesvol event komen al deze stukjes perfect samen op het juiste moment. Dit gebeurt feilloos en volgens plan. Dit magische proces heet event management. Eigenlijk is het project management voor een event. Dat is waar een event manager zich mee bezig houdt. Event management bestaat uit het creëren, coördineren en managen van alle verschillende onderdelen van een event, inclusief het team van mensen dat verantwoordelijk is voor elk onderdeel.
Verantwoordelijkheden van een event manager
- Reserveren van een locatie
- Coördineren van leveranciers
- Opstellen van een parkeerplan
- Controleren of het event aan de veiligheidseisen voldoet
- Managen van het personeel in elke betrokken functie
- Het overzien van de uitvoering van het event
- Problemen ter plekke oplossen
- Etc.
Event planners en event managers werken altijd samen
Deze twee functies een duidelijke definitie geven is een grote uitdaging. Ze liggen niet alleen heel dicht bij elkaar, de verantwoordelijkheden overlappen vaak. Event planners die zelfstandig werken zijn vaak event planner en event manager in één. En andersom gebeurt precies hetzelfde. Eigenlijk hangt het af of je alleen werkt of met een team. Sommige locaties maken onderscheid in de twee functies, terwijl anderen één persoon hebben die het event van A tot Z regelt.
Het soort event bepaalt welke rol je hebt
Het is belangrijk dat je het verschil kent tussen de twee functies én weet welke rol jij vervult tijdens een event. Bijvoorbeeld: als je een grootschalig event organiseert kun je onmogelijk alles in je eentje doen. Je werkt dus samen met een event manager die het event coördineert. De event manager voert het plan uit dat jij van tevoren hebt gemaakt, zoals de cateraar en alle andere leveranciers begeleiden. Communiceer ook aan partijen bij wie ze moeten zijn. Als je alle taken en rollen duidelijk vastlegt, zal er geen verwarring ontstaan tijdens het planningsproces.
Team work makes the dream work!
Ben je op zoek naar een nieuwe samenwerking? Wil je weten welke leveranciers anderen gebruiken? Join onze community!