Een contract van een party planner is de heilige graal van elke opdracht. Als party planner wordt er veel van je verwacht. De planning en de styling van het feest ligt volledig in jouw handen. Zodra er iets niet loopt zoals verwacht, is dat jouw verantwoordelijkheid. Dan wil je zeker weten dat iedereen weet wat de afspraken zijn. Daarom leg je alles wat met de opdracht te maken heeft vast in een contract.
Hier zijn 5 dingen die absoluut in een contract van een party planner moeten staan.
Diensten
Voor welke dienst huurt de klant jou in? Dat kan zaaldecoratie zijn, een sweet table of de organisatie van het gehele feest. Dit is belangrijk om vast te leggen, want de klant kan iets heel anders verstaan onder party styling of party planning dan jij.
Betalingstermijnen
In een contract leg je vast voor welk bedrag jouw diensten worden geleverd. Leg vast welk bedrag de klant moet betalen en wanneer. Is er een aanbetaling of dient het bedrag in één keer voldaan te worden? Organiseer je een groot feest , dan heb je meer voorbereiding nodig. Je maakt dan al ruim van tevoren kosten. Dan is het slim om betaalmomenten af te spreken. Als je per uur betaald wordt wil je voorkomen dat je meer doet dan afgesproken. Dat klinkt onvriendelijk, maar extra werk kan al snel oplopen en jouw tijd kost nu eenmaal geld.
Verantwoordelijkheden
Zijn er afspraken die jij en de klant onderling maken, leg die dan vast in een contract. Denk bijvoorbeeld aan dingen die de klant zelf doet. Of als je een uitzondering maakt en iets aanbiedt wat niet in je pakket staat. Het komt vaak genoeg voor dat je mondelinge afspraken maakt en de klant het anders heeft begrepen. Dan ben je blij dat het zwart op wit staat 😉
Auteursrecht
Een contract van een party planner richt zich ook op auteursrecht. Je mag niet zomaar foto’s gebruiken zonder toestemming van de eigenaar. Als er een fotograaf is ingehuurd en jij wilt die foto’s gebruiken, vraag netjes om toestemming. Heb jij foto’s gemaakt en willen anderen het gebruiken? Leg dan vast wie jouw foto’s wel of niet mag gebruiken.
Beëindigingsclausule
Het kan voorkomen dat je al bezig bent met de voorbereidingen en de klant besluit om toch geen feest te geven (geloof mij, het gebeurt). Dan wil je niet met alle gemaakte kosten blijven zitten. In dit onderdeel leg je vast onder welke voorwaarden de opdracht beëindigd mag worden en wat de financiële afspraken zijn.