Een surprise party is een geweldige manier om iemand te verrassen. Het kan een flinke taak zijn om te organiseren, maar met deze acht stappen ben je goed op weg om een onvergetelijke surprise party te organiseren.
Stap 1: Bepaal de gelegenheid
De eerste stap is het bepalen van de gelegenheid voor het feest. Is het voor een verjaardag, afstuderen, jubileum of iets anders? Op basis daarvan kun je de gastenlijst en het thema bepalen.
Stap 2: datum en tijd
Kies een geschikte datum en tijd die in het schema past van de eregast, maar ook zijn of haar naasten. Het zou vervelend zijn als zij al andere plannen hebben of zich verplicht voelen om iets anders af te zeggen. Je kunt vooraf een ‘save the date’ versturen, zodat iedereen alvast geïnformeerd is.
Stap 3: maak een gastenlijst aan
Heb je een locatie gekozen? Dan is het tijd om een gastenlijst te maken. Start met de naaste familie en vrienden van degene om wie het gaat. Bij surprise baby showers geeft de mommy-to-be vooraf een namenlijst. Vaak weet je wel wie wel en niet dichtbij de eregast staan. Benader ze ruim op tijd en zorg dat iedereen aangeeft of ze aanwezig zijn.
Stap 4: Kies een locatie
Bedenk vooraf waar een locatie aan moet voldoen. Kies een locatie die past bij de gelegenheid, het aantal gasten en natuurlijk het budget. Als je een klein gezelschap verwacht kun je het natuurlijk ook thuis organiseren. maar als je veel mensen uitnodigt. Wil je geen troep in huis, kies dan absoluut voor een locatie buiten de deur.
Stap 5: uitnodigingen verzenden
Zodra je de gastenlijst hebt bepaald en weet wie er allemaal komen, verstuur je de definitieve uitnodiging. Benadruk dat het een verrassingsfeest is en dat gasten niets mogen vertellen aan de eregast. Dit gaat vaak genoeg fout! Geef de datum, tijd, locatie, dresscode en andere relevante details door.
Stap 6: decoratie
Selecteer een thema voor het feest en koop bijpassende decoratie. Ballonnen, spandoeken en een taart kunnen uiteraard niet ontbreken. Wil je alles tot in de puntjes gedecoreerd hebben? Kies dan voor een party planner of een party stylist. Je kunt ook diensten huren, zoals een popcornmachine of een cocktailbedrijf.
Stap 7: eten en drinken
Het tijdstip en de duur van het feest bepalen hoeveel eten en drinken er nodig is. Serveer je een volledige maaltijd of alleen hapjes en drankjes? Word er alcohol geschonken of liever niet? Houd rekening met eventuele dieetwensen van de gaste en natuurlijk van de eregast.
Stap 8: plan entertainment
Entertainment is essentieel voor het succes van elk feest, en een verrassingsfeest is zeker geen uitzondering. Plan spelletjes, muziek of speeches voor de eregast. Je kunt zelfs een DJ inhuren of een verrassingsoptreden van een artiest.
Nogmaals…het is een verrassing!
herinner iedereen eraan dat het een verrassing is. Dat is het belangrijkste onderdeel van een verrassingsfeest, de eregast verrassen. Zorg ervoor dat alle gasten begrijpen hoe belangrijk het is om het een verrassing te houden. Nadat de eregast vol ongeloof de ruimte binnenstapt kan het feest beginnen!