Ga je een party planner inhuren? Ik snap je helemaal! Een feest organiseren klinkt leuk, maar zodra je begint met plannen merk je hoe veel werk erbij komt kijken. Een party planner kan je helpen om zonder stress een perfect event neer te zetten. Maar waar moet je op letten als je iemand inhuurt? Hier zijn 10 handige tips!
1. Bepaal je budget
Voordat je op zoek gaat naar een party planner, is het slim om te bedenken hoeveel je wilt uitgeven. Een planner kan met verschillende budgetten werken, maar het helpt als jij van tevoren weet wat je maximaal kwijt wilt zijn.
2. Kies een planner met ervaring
Niet elke party planner heeft ervaring met elk soort feest. Zoek iemand die gespecialiseerd is in het type event dat jij organiseert. Er is wel degelijk verschil tussen een verjaardag, babyshower, bruiloft of zakelijk evenement.
3. Bekijk reviews en eerdere projecten
Een goede planner heeft een portfolio en positieve reviews. Check hun website en social media voor foto’s van eerdere feesten. Zo krijg je een idee van hun stijl en wat je kunt verwachten.
4. Vraag om een kennismakingsgesprek
Een party planner moet bij je passen. Tijdens een kennismakingsgesprek merk je meteen of jullie op één lijn zitten en of je vertrouwen hebt in hun aanpak.
5. Bespreek je wensen en verwachtingen
Wil je een groots en luxe feest of juist iets kleins en intiems? Geef duidelijk aan wat je voor ogen hebt, zodat de planner hier rekening mee kan houden.
6. Informeer naar leveranciers en samenwerkingen
Veel party planners werken samen met vaste leveranciers voor catering, decoratie en entertainment. Vraag welke contacten ze hebben en of ze jouw favoriete leveranciers kunnen regelen.
7. Vraag naar een offerte en contract
Een professionele planner werkt met een duidelijke offerte en contract. Hierin staan de kosten, wat er precies geregeld wordt en wat je kunt verwachten. Dit voorkomt verrassingen achteraf.
8. Zorg voor goede communicatie
Goede communicatie is essentieel. Spreek af hoe en hoe vaak jullie contact hebben. Wordt er gecommuniceerd via e-mail, WhatsApp of telefonische meetings? Een goede party planner brengt dit zelf ter sprake.
9. Check of de planner flexibel is
Soms veranderen plannen op het laatste moment. Vraag of de planner flexibel is en hoe ze omgaan met onverwachte situaties zoals slecht weer of een leverancier die uitvalt.
10. Vertrouw op hun expertise
Je huurt een party planner in om stress te voorkomen, dus laat hen hun werk doen! Geef input, maar vertrouw erop dat ze met hun ervaring en creativiteit een fantastisch feest neerzetten. Met deze tips weet je precies waar je op moet letten bij het inhuren van een party planner. Zo wordt jouw feest een succes zonder gedoe!