feestelijke tafel met witte donuts en gouden elementen

Hoe organiseer je een styled shoot?

Leestijd: 5 min

Hoe organiseer je een styled shoot? Als party planner of party stylist draait ons werk om het creëren van nieuwe party concepten. Het liefst deel je regelmatig nieuwe feestjes op Instagram. Volgers willen natuurlijk zien wat jij allemaal kunt waarmaken. Maar hoe pak je dat aan als de feestjes door corona on hold staan? Dan organiseer je een styled shoot!

Wat is een styled shoot?

Een styled shoot bestaat uit een groep creatieve leveranciers die hun talenten verzamelen om een feestelijke setting neer te zetten. In de trouwsector is dit heel bekend. Elke leverancier levert kosteloos hun diensten in ruil voor prachtige foto’s. Okay, don’t get me wrong. Styled shoots kosten inspanning. Het is een in scene gezet feest met een thema, dus je hebt backdrops, een taart, sweets, ballondecoratie, tafelaankleding, entertainment en nog veel meer nodig. Met de foto’s creëer je meer zichtbaarheid voor jouw werk.

Voordelen

  • Je kunt alle kanten op met jouw creativiteit
  • Je ervaart hoe het is om met leveranciers te werken 
  • Je hebt professionele foto’s voor je portfolio
  • Je kunt de shoot publiceren op een platform
  • Je trekt potentiële klanten aan

Nadelen

  • Je investeert je eigen geld
  • Er is geen garantie dat je shoot gepubliceerd wordt
  • Een styled shoot organiseren neemt veel tijd in beslag
  • Het kan uitdagend zijn om leveranciers te vinden die willen meewerken 

Gratis party planning checklist

Please wait...

Gelukt! Check je mailbox (en je spam).

Waar begin je bij een styled shoot?

Voordat je elke leverancier benadert die je kent heb je een moodboard nodig. Het hoeft niet super fancy te zijn, maar wel genoeg om je visie over te brengen. Je wilt andere leveranciers overtuigen om mee te werken aan de styled shoot. Op basis van het moodboard kunnen ze beslissen of het bij hun stijl past. In onze Party Leveranciersgids kun je binnenkort leveranciers vinden, maar ook via hashtags op Instagram of in de Facebookgroep. Denk aan bloemisten, baksters, grafisch ontwerpers, verhuurbedrijven en natuurlijk een fotograaf.

Foto: Designlovefest

Vind een geschikte locatie en leveranciers

Organiseer een styled shoot op een mooie locatie met geschikte leveranciers. Jij weet het beste wat bij de opdracht past. Dus het is tijd om contact op te nemen. Er is niets raars aan, gewoon tot tien tellen en bellen. Vraag of ze interesse hebben in een styled shoot. Houd in je achterhoofd dat ze jou misschien nog niet kennen. Stuur dus meer informatie per mail als ze erom vragen. Niet iedereen heeft interesse of tijd om mee te werken, maar er is altijd iemand die wel wilt. Wees dus niet ontmoedigd als je een paar keer nee te horen krijgt. 

Stel een planning op

Prik eerst een datum waarop je de styled shoot gepubliceerd wilt hebben. Huh, niet eerst een datum voor de shoot? Nee, als het om een planning gaat werken we altijd van achter naar voor. Wees wel realistisch. Een fotograaf heeft tijd nodig om de foto’s te selecteren en te bewerken. Is de shoot gericht op een speciale feestdag zoals kerst? En wil je het online laten publiceren? Neem dan minimaal 30 – 45 dagen de tijd van concept tot resultaat. Klinkt misschien overbodig, maar doe de shoot ruim voor kerst zodat je in oktober en november al reclame kunt maken voor de kerstdagen. Anders ben je te laat.

Let wel op: hoe meer leveranciers er betrokken zijn, hoe lastiger het wordt om een datum te prikken. Geef een aantal opties en leg zo snel mogelijk de datum vast.

Maak duidelijke afspraken

Zodra jouw team compleet is is het tijd voor de kleine lettertjes. Ja, een overeenkomst is aan te raden. Zorg dat iedereen schriftelijk akkoord geeft om gedoe achteraf te voorkomen. De overeenkomst is gericht op de verwachtingen en verplichtingen van elke leverancier. Om een voorbeeld te geven: wanneer worden de foto’s gepubliceerd? Is het verplicht om alle social media accounts te taggen in de foto? Waar mogen de foto’s wel en niet voor gebruikt worden? En de fotograaf moet bijvoorbeeld altijd genoemd worden.

Verantwoordelijkheid

Hetzelfde geldt voor leveranciers die producten opsturen om te gebruiken in de styled shoot. Wie draagt daar verantwoordelijkheid voor? En wat als er iets beschadigd raakt? Wie betaalt voor de bezorgkosten? Ben je verzekerd? Het lijkt overbodig omdat het maar van korte duur is, maar het is belangrijker dan je denkt.

Gebruik van foto’s en tags

Weet van tevoren hoe lang de fotograaf nodig heeft om de foto’s gereed te hebben. En wanneer de rest van het team de foto’s ontvangt. Dat voorkomt eindeloze appjes wanneer de foto’s ein-de-lijk gereed zijn. Bereid van tevoren een lijst voor met alle namen en hun social media accounts. Herinner iedereen eraan dat ze elke leverancier benoemen. Eigenlijk hoeven ze de lijst alleen te kopiëren en plakken onder de foto op Instagram. You got this!

DutchEnglish