Event organiseren? Dit is wat je moet weten

Leestijd: 2 min

Een event plannen kan vooral in het begin overweldigend zijn. Je hebt duizend ideeën waarvan je maar een paar kunt gebruiken. En dan is het nog de kunst om je doel niet uit het oog te verliezen. Weten waarom je een event organiseert geeft je houvast en voorkomt dat je tijd en geld verspilt.

1. Waarom

Waarom vindt dit event plaats? Wat voor soort event is het? Wat wil jij of jouw klant met dit event bereiken? En hoe kun je ervoor zorgen dat het doel goed naar voren komt tijdens het event? Het ‘waarom’, dát is de doelstelling van jouw event.

2. Wie

Wie zijn de gasten die het event bezoeken, wie zijn de organisatoren, zijn er sponsors of partners, zijn er zakelijke klanten aanwezig? Je wilt weten hoeveel gasten je kunt verwachten, omdat dit effect heeft op de verdere beslissingen die je neemt.

Denk bijvoorbeeld aan hoeveel eten er geserveerd moet worden, hoeveel stoelen je moet regelen, hoe groot de locatie moet zijn, hoeveel budget je nodig hebt etc.


3. Wat

Bij het ‘wat’ gedeelte komen de meeste dingen kijken. De belangrijkste: wat gaat het kosten? Maak een inschatting en houd alle inkomsten en uitgaven bij. Wat voor soort event organiseer je? Er zijn zoveel opties, van een netwerkevent tot een benefietgala.

Als je voor een thema kiest, zorg dan dat dit terugkomt in elk aspect van het event. En vergeet vooral het eten niet. Het maakt niet uit hoe geweldig je event was, gasten onthouden altijd hoe het eten smaakte.

4. Waar

Houd de toegankelijkheid van je event in gedachte, zoals bereikbaarheid (OV in de buurt, voldoende parkeerplaatsen), maar denk bijvoorbeeld ook aan gasten die slecht ter been zijn. Zorg dat de locatie past bij de uitstraling die je voor ogen hebt. Zo paste Lot & Daan perfect bij het concept dat we voor onze High-Tea voor Party Queens in gedachten hadden.


5. Wanneer

Een datum en tijd vinden lijkt misschien simpel, maar dat is het vaak niet. Je moet weten wie je publiek is en welke datum hen het beste uitkomt. Je kunt een geweldig event organiseren op een donderdagmiddag, maar als jouw doelgroep ‘s middags werkt heb je er niets aan.

Check ook altijd welke events er plaatsvinden op de datum die je in gedachten hebt. Met sommige grote events kun je gewoon niet concurreren. Onthoud dat 20 en 40 procent van de genodigden niet komt. Zelfs als ze hun aanwezigheid hebben bevestigd.

Wil je meer weten over events organiseren? In de masterclass ‘Event planning’ laat ik je zien hoe je een strakke planning maakt voor jouw event. Klik hier voor de wachtlijst.