Een event organiseren kan overweldigend zijn. Je hebt duizend ideeën waarvan je maar een paar kunt uitvoeren. En dan is het nog de kunst om je doel niet uit het oog te verliezen. Weten waarom je een event organiseert geeft je houvast en voorkomt dat je tijd en geld verspilt.
1. Waarom
Een event organiseren doe je natuurlijk niet alleen voor jezelf of jouw bedrijf. Daarom moet je kritische vragen stellen. Waarom vindt dit event plaats? Wat voor soort event is het? Wat wil jij of jouw klant met dit event bereiken? En hoe kun je ervoor zorgen dat het doel goed naar voren komt tijdens het event? Het ‘waarom’, dát is de doelstelling van jouw event.
2. Wie
Een event organiseren is pas de moeite waard als er daadwerkelijk bezoekers op afkomen. Wie zijn de gasten die het event bezoeken, wie zijn de organisatoren, zijn er sponsors of partners, zijn er zakelijke klanten aanwezig? Je wilt weten hoeveel gasten je kunt verwachten, omdat dit effect heeft op de verdere beslissingen die je neemt. Denk bijvoorbeeld aan hoeveel eten er geserveerd moet worden, hoeveel stoelen je moet regelen, hoe groot de locatie moet zijn, hoeveel budget je nodig hebt etc.
3. Wat
Bij het ‘wat’ gedeelte komen de meeste dingen kijken. De belangrijkste: wat gaat het kosten? Maak een inschatting en houd alle inkomsten en uitgaven bij. Wat voor soort event organiseer je? Er zijn zoveel opties, van een netwerkevent tot een benefietgala. Als je voor een thema kiest, zorg dan dat dit terugkomt in elk aspect van het event. En vergeet vooral het eten niet. Het maakt niet uit hoe geweldig je event was, gasten onthouden altijd hoe het eten smaakte.
4. Waar
Houd de toegankelijkheid van je event in gedachte, zoals bereikbaarheid (OV in de buurt, voldoende parkeerplaatsen), maar denk bijvoorbeeld ook aan gasten die slecht ter been zijn. Zorg dat de locatie past bij de uitstraling die je voor ogen hebt. Zo paste Lot & Daan perfect bij het concept dat we voor onze High-Tea voor Party Queens in gedachten hadden.
5. Wanneer
Een succesvol event organiseren hangt voornamelijk af van de datum. Een datum en tijd vinden lijkt misschien simpel, maar dat is het vaak niet. Je moet weten wie je publiek is en welke datum hen het beste uitkomt. Je kunt een geweldig event organiseren op een donderdagmiddag, maar als jouw doelgroep ‘s middags werkt heb je er niets aan.
Check ook altijd welke events er plaatsvinden op de datum die je in gedachten hebt. Met sommige grote events kun je gewoon niet concurreren. Onthoud dat 20 en 40 procent van de genodigden niet komt. Zelfs als ze hun aanwezigheid hebben bevestigd.