Een budget opstellen als startende party planner is één van de belangrijkste stappen voor een geslaagd feest. Je klanten vertrouwen erop dat jij hun visie waarmaakt, binnen de grenzen van het budget dat ze je geven. Hier zijn een paar essentiële stappen en kostenposten waar je als party planner rekening mee moet houden.
Waar let je op bij een budget opstellen?
Het gaat er niet altijd om zoveel mogelijk te besparen, maar om slim om te gaan met het budget dat je hebt.
- Verwachting van de klant helder krijgen
Begin met een uitgebreid gesprek met je klant. Wat zijn hun prioriteiten? Misschien willen ze graag een luxe taart of speciaal entertainment, of misschien hebben ze specifieke voorkeuren voor de locatie. Het is belangrijk dat je hun wensen en verwachtingen volledig begrijpt voordat je een budget maakt. Dit zorgt ervoor dat je het beschikbare budget besteedt aan wat écht belangrijk voor hen is. - Realistisch kostenoverzicht
Als party planner moet je nauwkeurige schattingen maken van wat elk aspect van het evenement gaat kosten. Weet dus wat de gemiddelde kosten zijn voor decoraties, catering, entertainment, locaties en extra’s zoals bedankjes voor gasten. Zorg ervoor dat je een buffer inbouwt voor eventuele onvoorziene kosten. Het laatste wat je wilt, is dat je aan het einde van de rit meer uitgeeft dan gepland.
Welke kostenposten moet je meenemen?
- Decoratie
Decoraties zijn vaak een groot onderdeel van het budget. Als je klant een thema wil, zoals bij een baby shower of gender reveal, moeten de decoraties dit weerspiegelen. Van ballonnen tot tafeldecoraties en bloemen, echt elk element wordt afgestemd op het thema. Als party planner is het jouw taak om hier creatief mee om te gaan. - Catering
Eten en drinken zijn altijd een belangrijke kostenpost. Overweeg of er een cateraar wordt ingehuurd, of dat de klant zelf het eten verzorgt. Daarnaast moet je letten op dieetwensen of speciale verzoeken van de klant, zoals een taart die aansluit bij het thema van de eerste verjaardag of gender reveal. - Entertainment
Van clowns tot springkussens of zelfs een DJ: entertainment is iets wat de feeststemming bepaalt. Zorg dat je een duidelijk beeld hebt van wat de klant verwacht. Soms kan eenvoudig entertainment al voldoende zijn, maar in andere gevallen moet je rekening houden met de kosten van ingehuurde professionals. - Locatie
De locatie kan een aanzienlijke kostenpost zijn, afhankelijk van de wensen van de klant. Vindt het feest thuis plaats of moet er een zaal gehuurd worden? Houd naast de huur van de locatie ook rekening met bijkomende kosten zoals het huren van stoelen, tafels of tenten als het evenement buiten is. - Onvoorziene kosten
Het is als planner verstandig om altijd een kleine buffer in het budget te reserveren. Denk aan last-minute aankopen zoals extra decoraties, onverwachte cateringkosten of noodgevallen met het weer bij een buitenfeest. Deze buffer zorgt ervoor dat je ook in onverwachte situaties binnen het afgesproken budget blijft.
Slim omgaan met het budget
Een budget opstellen vraagt wat oefening. Het belangrijkste is dat je als party planner flexibel bent, maar toch binnen de grenzen van het budget blijft. Soms betekent dat creatief omgaan met wat je hebt en soms betekent het duidelijke keuzes maken in overleg met je klant.
Wil je meer leren over het budgetteren voor evenementen als party planner? Download ons gratis e-book en krijg stap-voor-stap tips om elk budget perfect af te stemmen op de wensen van je klant!